Cuando el equipo comercial y el administrativo
hablan el mismo idioma
Cómo sincronizar automáticamente HubSpot CRM y Dolibarr ERP para que lo que pasa en ventas se refleje al instante en administración.
Dos equipos, dos herramientas, un problema muy común
En muchas PYMEs el equipo comercial trabaja con una herramienta y el equipo administrativo con otra. Cada uno eligió la que mejor se adapta a su forma de trabajar. Y es normal: las necesidades de un comercial y las de un contable son muy distintas.
El problema surge cuando la información que genera uno tiene que llegar al otro. Sin automatización, eso significa llamadas, correos, hojas de Excel intermedias… o simplemente que la información no llega.
Equipo Comercial y Marketing
- Captura y cualifica leads desde web, email y redes sociales
- Gestiona el pipeline de ventas por etapas (lead → prospecto → cliente)
- Registra llamadas, reuniones y correos con cada contacto
- Envía campañas de email marketing segmentadas
- Automatiza el seguimiento de oportunidades abiertas
- Analiza qué canales generan más ventas
- Trabaja desde el móvil, en movilidad y en tiempo real
Equipo Administrativo y Contable
- Gestiona el alta de clientes, proveedores y terceros
- Emite presupuestos, albaranes y facturas
- Controla el estado de cobros y pagos pendientes
- Lleva el registro contable y fiscal de la empresa
- Gestiona el stock y los pedidos de compra
- Genera informes financieros y de tesorería
- Necesita precisión, trazabilidad y cumplimiento normativo
Ambas herramientas son legítimas y necesarias. HubSpot CRM está diseñado para que el equipo comercial trabaje con agilidad: interfaz visual, pipeline de ventas intuitivo, integración con email y redes sociales. Es la herramienta que un comercial abre cada mañana.
Dolibarr ERP, en cambio, es el sistema de registro oficial de la empresa: donde se emiten las facturas, se controlan los cobros y se lleva la contabilidad. Es la herramienta que necesita el departamento administrativo para funcionar con rigor y cumplir con sus obligaciones fiscales.
El problema es que sin integración, estas dos herramientas viven en mundos separados. Un cliente nuevo que entra en HubSpot CRM no existe en Dolibarr ERP hasta que alguien lo da de alta manualmente. Eso genera retrasos, errores y duplicidades que se pueden evitar con automatización.
Una capa de automatización que conecta los dos mundos
n8n actúa como el “traductor” entre HubSpot CRM y Dolibarr ERP. Cada hora, lee los datos de HubSpot CRM y los traslada a Dolibarr ERP de forma automática, sin que nadie tenga que hacer nada.
¿Qué sincroniza exactamente el workflow?
- Lee todas las empresas de HubSpot CRM y las crea o actualiza en Dolibarr ERP
- Lee todos los contactos de HubSpot CRM (solo los que tienen empresa asignada)
- Para cada contacto, localiza su empresa en Dolibarr ERP y los vincula correctamente
- Sincroniza la etapa del ciclo de vida (Lead, Prospect…) para que en Dolibarr ERP aparezcan como prospectos
- Si un registro ya existe, lo actualiza. Si no existe, lo crea automáticamente
¿Cómo puedes ver este workflow en funcionamiento?
La construcción paso a paso de esta integración —desde la configuración de las APIs hasta la ejecución del workflow completo— se muestra exclusivamente en el contexto del curso.
Puedes acceder a esta demostración a través de:
- 🎥 Sesión online en directo — Durante la formación presencial/síncrona del curso, donde podrás hacer preguntas en tiempo real.
- ⏺️ Grabación del curso — Disponible para los alumnos matriculados en la versión asíncrona, accesible en cualquier momento.
El valor real para una PYME
Doble entrada de datos. Lo que registra el comercial llega solo a administración.
Máximo retraso entre que un lead entra en HubSpot CRM y aparece en Dolibarr ERP.
Horas semanales que se liberan al eliminar tareas de coordinación manual entre equipos.
Coste aproximado de implementar una integración como esta para tu empresa.